В последних релизах Управление торговлей 11, а конкретнее в релизах 11.2.3 и 11.3, был удален помощник заполнения настроек и справочников, который позволял из единого интерфейса «пройтись» по всем необходимым настройкам и справочникам для подготовки базы к работе, что привело к усложнению начала работы в программе, так как УТ в отличие от других конфигураций (например, Бухгалтерии предприятия и Управлении небольшой фирмой) не предлагает перейти к заполнению данных об организации на начальной странице.
При первом открытии пустой базы перед Вами появится полоса прогресса «Начальное заполнение данных». В этот момент происходит заполнение различных справочников, регистров и констант предопределенными и начальными данными.
По завершении начального заполнения появится помощник начального заполнения. В версии УТ 11.3 он содержит всего два пункта, предлагающих загрузить данные из более ранней торговой программы: Торговля и склад 7.7 или УТ 10.3.
В предыдущих релизах УТ 11 присутствовал также третий пункт «Помощник заполнения настроек и справочников», который позже был удален из программы.
Помощник перехода с более ранних версий позволяет загрузить в базу данные, предварительно выгруженные из ТиС 7.7 или УТ 10.3 с помощью встроенной или внешней обработки (зависит от версии программы). Загрузка не требует от пользователя никаких действий, кроме указания пути к файлу с данных. Однако по завершении загрузке рекомендуется внимательно проверить корректность загруженных данных и при необходимости исправить неточности или обратиться к специалисту.
В данной статье мы будем более подробно рассматривать ручную настройку и заполнение данных. Поэтому форму помощника заполнения данных можно закрыть и перейти в раздел «НСИ и администрирование», где находятся все необходимые настройки и справочники в подразделах «Настройка НСИ и разделов» и «НСИ» соответственно.
В зависимости от настроек количество справочников может увеличиваться. Например, если включить опцию «Несколько банковских счетов», то в подразделе «НСИ» появится справочник «Банковские счета».
Перед заполнением справочной информации рекомендуется просмотреть настройки программы и включить необходимые, так как многие часто используемые опции, такие как использование заказов клиентов или использование нескольких складов, по умолчанию отключены в программе. Чтобы понять, к какому разделу относится требуемая опция, нужно разобраться, за что отвечает каждый раздел.
В данном разделе находится настройки структуры и состава предприятия, такие как возможность ведение нескольких организаций и подразделений, график работы предприятия, а также управление валютами.
Здесь находятся все настройки, отвечающие за ведение номенклатуры в базе. Это возможность использование характеристик, серий, упаковок, управление единицами измерения, настройки создания и поиска, а также дополнительные возможности такие как ведение номенклатуры поставщиков, учет сертификатов и указание классификаторов товаров.
В разделе «Планирование» настраивается использование планов покупок и продаж.
Данный раздел содержит настройки управления ценами номенклатуры, скидками, различными рекламными и маркетинговыми акциями, а также настройки управления партнерами.
Все опции, относящиеся к продажам товара, находятся в этом разделе. Здесь можно включить возможность использования заказов клиентов, соглашений и договоров с покупателями, коммерческих предложений и т.д., а также возможность ведения розничных продаж в программе, настройки ЕГАИС и продажи через торговых представителей.
Раздел «Закупки» аналогично разделу «Продажи» содержит настройки ведения операций закупки в базе.
В этом разделе находятся настройки складского учета предприятия, а также настройки внутреннего потребления, обеспечения потребностей и настройки управления доставкой. Здесь же включается возможность использования документов «Сборка/разборка товара».
В разделе «Казначейство» располагаются опции, отвечающие за управление денежными средствами: возможность ведения нескольких банковских счетов и касс, включение использования оплаты платежными картами и ведение договоров кредитов депозитов, а также использование доверенностей.
Данный раздел содержит настройки учета финансового результата предприятия, к которому относятся настройка финансовых показателей, настройки учета товара (например, настройка предварительного расчета себестоимости), а также настройка автоматизации расчета показателей.
Каждую опцию можно подключить в любой момент работы в программе, а не обязательно при начале работе. Поэтому если вы сомневаетесь, нужен ли вам тот или иной функционал, можете поработать без него, а при необходимости подключить позже. Это, однако, не относится к отключению опций. Несмотря на то, что в УТ 11 нет опции, которую нельзя было бы отключить после начала работы программы, отключать их стоит с осторожностью, так как это может привести к ошибкам в учете и в работе программы в будущем.
После завершения настройки можно приступить к заполнению справочной информации. Для начала работы необходимо заполнить следующую информацию:
— Сведения об организации
— Данные банковского счета и кассы организации
— Информация о складе
— Касса ККМ, если компания занимается розничными продажами
В зависимости от настроек все эти данные будут находится либо в подразделе НСИ:
либо в пункте «Сведения о предприятии»:
Первым делом заполняются данные об организации. Для организации в примере ниже заполнены только данные о наименовании, но для полноценной работы в программе необходимо заполнить все реквизиты, так как они в последствии будут выводиться в печатные формы документов.
Кроме общей информации организации необходимо заполнить учетную политику. В УТ возможна настройка следующих систем налогообложения: ОСНО, УСН, ЕНВД. Управление торговлей не поддерживает СНО Патент!
На последней вкладке на карточке организации можно добавить факсимильную печать и логотип организации, которые будут выводится в печатных формах документов.
На этом настройка организации закончена. Жмем «Записать и закрыть» и переходим к заполнению данных о банковском счете организации.
При заполнении БИК банка для банковского счета может появится следующее сообщение, а при попытке выбрать из списка открывается пустая ссылка:
В этом случае нужно обновить классификатор банков. Сделать это можно, обратившись с заявкой в ИТ-Отдел, специалисты обновят классификатор банков в вашей базе. Кроме этого можно включить опцию «Изменить реквизиты банка» и ввести все данные вручную.
Для кассы организации настраиваются наименование и ведение кассовых ордеров:
Следующее, что необходимо ввести – это данные складского учета. В программе всегда должен быть заведен хотя бы один склад. По умолчанию склад создаётся оптовым, однако, если в базе включено ведение розничной торговли, то появится возможность заведения розничного магазина. Для розничного магазина соответственно необходимо указание розничного вида цен. Галка «Контролировать обеспечение», которая по умолчанию всегда установлена, отвечает за контроль остатков на складе. Это значит, что вы не сможете продать товар, который отсутствует на складе.
Последнее, что нужна настроить это касса ККМ (при условии, что включена опция «Розничные продажи»).
Касса ККМ привязывается к складу с типом «Розничный магазин». Если склад в базе единственный, то касса ККМ будет привязана к нему без возможности выбора. Если же единственный склад имеет тип «Оптовый склад», то при создании кассы ККМ будет получена ошибка:
Это значит, что в базе нет склада с необходимым типом склада. В этом случае нужно сменить тип существующего склада или создать новый с нужным типом.
На этом заполнение необходимых для начала работы данных закончено. Конечно, кроме основных данных необходимо также ввести начальные остатки, а также занести в базу номенклатуру и контрагентов. Все эти вопросы будут рассмотрены в следующих статьях.
